出差、放假時，如何讓 Outlook 收到信後自動回覆？

很多人在公司收發郵件、處理公務時，可能都會用微軟的 Outlook 軟體來做管理，不過可惜的是 Outlook 軟體無法帶來帶去，除非你在公司、家裡都用同一台筆記型電腦來處理公務，否則放假或出差時，要隨時收發郵件、處理事情的話就麻煩了些。

當我們要到遠地出差或放多天一點的年假時，如果希望能讓 Outlook 軟體在收到新郵件時自動回覆寄件者，，

其實很簡單，大概就是三個步驟：

• 1.建立自動回覆的郵件範本。
• 2.設定讓 Outlook 自動傳送/接收郵件。
• 3.設定「郵件規則」自動回信。

以下以微軟的 Outlook 2010 版本為範例，有需要的話可以自行設定一下，讓電腦自動收信、自動回覆。其他版本的 Outlook 程式在版面與操作方面可能有些不同，請再依照實際狀況調整。

注意！使用此方法的話，必須讓電腦一直開機著，Outlook 軟體也必須開啟，讓他自動收信、自動回覆。

讓 Outlook 自動回信的設定方法：

• 1.建立自動回覆的郵件範本。
• 2.設定讓 Outlook 自動傳送/接收郵件。
• 3.設定「郵件規則」自動回信。

更新：如果你是 Gmail 的實用者，或使用 Google App 所提供的郵件收發服務，也可以參考「啟用 Gmail 「休假回覆」功能，出差、放假人不在時也可自動回信！」這篇文章，在 Gmail 中啟用自動回信功能。

一、先建立自動回信的「回覆範本」

第1步  在開始之前，我們必須先建立一個郵件回覆範本，在後面建立自動回覆規則時會用得到。開啟 Outlook 軟體後，按一下「新增電子郵件」按鈕。

第2步  請分別在「主旨」與內文欄位中輸入你要回覆的內容，大概就是你什麼時候不在、什麼時候回來，職務代理人是誰，該怎樣聯絡等等資訊。

第3步  接著依序按下「檔案」→「另存新檔」，將目前的郵件回覆內容另存成新的郵件範本。

第4步  存檔時，請先在「存檔類型」方框中點選「Outlook 範本(*.oft)」，然後輸入檔案名稱並選擇適當的存檔位置，最後再按下「儲存」按鈕即可。

二、讓 Outlook 自動傳送、接收郵件

第1步  要讓 Outlook 軟體自動收發郵件並在人不在的時候也可以自動回信的話，除了電腦要一直開著之外，記得還要在軟體中開啟每隔 xx 分鐘就自動收發郵件一次的功能。

開啟 Outlook 自動傳送接收的方法很簡單，在「傳送/接收」選單中依序按下「傳送/接收群組」→「傳送/接收群組設定...」。

第2步  勾選「排定自動傳送/接收每隔」項目，並在旁邊輸入自動傳送、接收的時間間隔，以分鐘為單位，設定好之後按下「關閉」按鈕即可。

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