如果你有用Gmail來收發郵件的話，可能會遇到一個狀況，那就是「有點重要，又不會太重要」的郵件會充滿了Gmail的「收件匣」版面，導致真正重要的郵件都被淹沒了，收件匣變得很難翻閱。如果可以將指定的郵件自動過濾、歸檔，並在收到信之後自動從收件匣移出，，
自從Gmail開放免費2.8G的Email郵件空間後，越來越多人因為它強大的垃圾郵件過濾功能而放棄原本的Yahoo Email信箱，改用Gmail。不過Gmail獨創的「Tag」標籤式管理功能卻不是大家以往所熟知的「依個別資料夾儲存」的概念，用起來總覺得怪怪的，感覺好像沒辦法很清楚的將郵件做好管理與分類。
不過用久了之後，才漸漸的覺得Gmail的這種標籤式管理實在相當方便且有彈性，因為同一封郵件可能會有不同屬性或重要性，我們可以幫它設定多個不同標籤來當作「備註」或「線索」，以後當我們要將該郵件挖出來時，便可直接瀏覽該標籤，或者用搜尋的方式來把它挖出來。
如果你沒有Gmail的免費郵件帳號的話，可以按下面去申請：
申請Gmail帳號：http://mail.google.com/mail/signup
一、Gmail的「標籤」功能該如何使用？
Gmail的標籤式管理功能後來在微軟的Windows Vista作業系統裡面也應用得相當廣，應該是往後的檔案管理主流應用吧。在Gmail中，當我們閱讀完某個郵件內容後，可以將它設定一個標籤，如「國中同學」，然後再按一下上方的「封存」按鈕，即可將此郵件從「收件匣」移走。
什麼叫「封存」？
封存可以簡單的理解為「拋在腦後」，也就是說不再管這封郵件的意思。但實際上被「封存」的檔案並不會被刪除或消失，當我們透過搜尋或瀏覽「所有郵件」信匣時，該郵件還是都可以再被找出來瀏覽。在Gmail中善用「封存」功能的話，可以幫我們將「收件匣」保持清爽、乾淨，不會被一堆郵件給淹沒。當然如果你覺得收件匣堆了幾百封信也沒關係的話也可以，看個人使用習慣囉。
雖然該郵件不會顯示在「收件匣」中，但當我們按一下左邊的【所有郵件】時，便可在「所有郵件」信匣中找到剛剛那封郵件。除非你把它刪除了或設定為垃圾郵件，否則不管你設定什麼標籤或做任何封存等動作，該郵件都會被存放在【所有郵件】信匣中。
當我們要尋找某封已設定過「標籤」的郵件時，只要按一下左邊的標籤名稱，如「國中同學」，即可列出全部Gmail中有設定為「國中同學」屬性的郵件。
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二、將指定郵件自動歸檔，加標籤、並自動移出收件匣
如果你希望郵件剛收進來的時候，可以自動透過一些「條件」幫你指定的郵件加上指定的標籤，並讓他不出現在「收件匣」頁面的話，可以按照下面的方法來做，只要先設好過濾條件，然後勾選「略過收件匣」，當郵件被收進來的時候，便會自動歸檔並躲起來。
以下我們以一個簡單的例子來示範，將收進來的Email用下面的規則來歸檔：
1.主旨中有「Fwd:」字樣的郵件
2.自動套用「轉寄郵件」這個標籤
3.並讓它自動移出「收件匣」
第1步 首先，登入你的Gmail帳戶，在頁面最上方的「建立篩選器」上按一下。
第2步 接著在「主旨」處輸入你要篩選的關鍵字，或者你也可以依照實際需求，在其他欄位中設定其他篩選條件，設定好之後，再按一下〔下一步〕。
第3步 接著請勾選「略過[收件匣](進行封存)」這個項目，讓收進來的郵件可以自動移出收件匣頁面。
第4步 接著勾選「套用標籤」，然後在右邊的下拉選單中點選【新標籤】，準備新增一個新的標籤。
第5步 接著在彈出的對話盒中輸入標籤的名稱，如「轉寄郵件」，輸入完畢再按下〔確定〕。
第6步 確定上面的「套用標籤」是我們剛剛所新增的標籤後，如果你要將收件匣中符合目前過濾條件的郵件也一併執行上述的動作的話，可以勾選右下角的「同時套用篩選器到以下的xxxx」這個項目，然後再按一下〔建立篩選器〕按鈕，即可完成郵件過濾功能的設定。
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第7步 如圖，畫面中會顯示目前已經設定好的「篩選器」，也就是我們所新增的各種過濾、歸檔條件。如果你要修改或刪除過濾功能的話，可以直接在此頁面中處理。
P.S.以後如果要進入這個「篩選器」的設定頁面，可以按一下右上方的「設定」再點選〔篩選器〕活頁標籤即可。
第8步 如圖，以後當郵件收進來之後，符合上述過濾規則的郵件都不會顯示在「收件匣」清單中，如果要瀏覽這些郵件的話，可以從畫面左邊的「標籤」區塊中，依照我們設定好的各式「標籤」來尋找、瀏覽。
第9步 舉例來說，如果你要瀏覽符合「轉寄郵件」規則的郵件時，可以按一下左邊的「轉寄郵件」，畫面中便會出現你要看的郵件。
有了這個好用的過濾功能，以後對於那些「有點重要，又不會太重要」的郵件，我們便可直接將它歸檔到指定的標籤，等到有時間時再慢慢來消化。而原本的收件匣，就不會因為這些「暫時不用急著看」的郵件給淹沒了。當然，如果你想要查看全部郵件的話，還是可以按一下左邊的「所有郵件」，即可慢慢的一封一封看。
三、如何新增、移除標籤？
第1步 在Gmail中我們可以自由的設定多個標籤，如果你想管理或新增移除目前標籤的話，可以在左邊的標籤區塊中，按一下「編輯標籤」。
第2步 進入標籤設定頁面後，直接在最下面的「建立新標籤」方框中輸入新的標籤名稱，然後再按一下〔建立〕按鈕，即可在Gmail帳戶中建立新的標籤。如果你要移除舊的標籤的話，可以在標籤最右邊的「移除」按一下，即可將它移除。移除或重新命名標籤都不會刪除或影響到原本的郵件或資料，只是標籤名稱不一樣而已。
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